Para realizar compras de tecnología necesitas ciertos conocimientos técnicos y saber el ciclo de vida de los productos.
También debes considerar mantener el control de las dinámicas de compra para aprovechar al máximo el presupuesto de tu empresa.
La complejidad e imprevistos ocasionales pueden provocar que a la hora de comprar tecnología cometas errores en el proceso como:
Carecer de un proceso de compras claro
Sucede porque el área de sistemas deja las peticiones para último momento o porque el equipo de compras no le da seguimiento adecuado al proceso de cotización.
Para reducir los contratiempos y urgencias puedes llevar un control de cotizaciones, pedidos y el stock de equipos más utilizados. De esta manera evitarás retrasos en las operaciones.
Priorizar compras baratas
No permitas que el afán de reducir costos guíe tu proceso de compra. Elegir el proveedor con el precio más bajo sin tomar en cuenta la calidad de servicios o las condiciones de compra que también incluyen dinero, como garantías, tiempo de entrega o tiempos de respuesta, puede resultar más costoso.
Elegir equipos destinados a usos distintos a los que requiere tu empresa con la finalidad de ahorrar gastos puede generar problemas que resultarán en más gastos. Evita adquirir sistemas de uso casero ya que acortará el ciclo de vida de los dispositivos y representa una gran vulnerabilidad en la seguridad de tus redes.
Compras erróneas
Tu área de sistemas solicitó un equipo en específico, pero el proveedor cotizó y entregó otro diferente. Este problema es de los más complicados ya que el error se nota hasta que el usuario instala el equipo, lo que genera pérdida de tiempo y retraso en los procesos, sin considerar las posibles discrepancias con el proveedor.
Para evitar este tipo de errores, es necesario verificar el contenido de las solicitudes, cotizaciones, órdenes de compra y, en el empaque del producto que la marca, que el modelo y número coincida con el solicitado. Pon atención en los detalles porque un solo número puede causar la entrega de un equipo completamente diferente al que necesitas.
Tiempos de entrega.
Posiblemente el error más común en la entrega de proyectos especiales o equipos personalizados como servidores sea que no se consideran los tiempos de entrega desde el inicio.
El problema se agrava si el equipo que compraste no se encuentra en el país, sino que necesitas importarlo o mandarlo fabricar en el extranjero. La diferencia de tiempo es crucial para echar a andar un proyecto. Por ello considera los tiempos de entrega al momento de comenzar la planeación.
¿Cómo organizo las compras de TI?
Ya que has identificado los problemas más comunes que pueden generar pérdidas económicas y retrasos, debes implementar una buena estrategia de compra. Aquí algunas recomendaciones:
La importancia del proveedor
Para optimizar los costos de la compra de equipos es fundamental tener un buen entendimiento con tu proveedor.
Estandarizar las marcas y modelos de los productos que adquieres, así como consolidar las compras, disminuirá los costos logísticos. También te dará mayor poder de negociación y la oportunidad de mejorar los precios de los productos.
Contar con un proveedor confiable, con experiencia en el mercado y procesos de venta y entrega garantizados, te ayudará a mejorar las operaciones de tu empresa y a reducir costos.
En Compucentro contamos con expertos para asesorarte en tu proceso de compra. Además, ofrecemos un excelente servicio de venta y entrega para que tus equipos de TI lleguen a tiempo.