Cuando no se planifica, una empresa no es eficiente. Por eso, la planeación hace que las compañías sobresalgan de las que no lo hacen. Pero no debes limitar la planificación a un contexto general de tu empresa. Debes considerar todos los aspectos del negocio al realizar la planeación. Analiza los procesos y establece un plan de acción para manejar cada área.
Uno de los aspectos que se pueden pasar por alto, es la planeación en el área de TI; sobre todo si se trata de una empresa pequeña o mediana. Esto sucede porque no se considera como un área que genere valor y que sus procesos están dentro de la propia operación, por lo que no se necesita asignar recursos a esta área.
Tanto a la actividad administrativa como al proceso organizacional las define la dirección de una empresa con la finalidad de establecer una organización. Además, la estrategia indica qué ruta tomará la organización a largo plazo y cómo deberían distribuirse los recursos para lograr los objetivos planteados.
En cuanto al área de TI, debe adoptar medidas que estén alineadas con la visión del negocio. Ante el constante surgimiento de amenazas y oportunidades, la falta de un plan de trabajo dificulta cumplir las metas y enfrentar las dificultades que se presenten.
¿Qué sucede si no cuento con una planeación en mi área de TI?
Muchas empresas no consideran la planeación en el área de TI como una prioridad. A falta de este esquema, sólo es posible reaccionar ante las situaciones emergentes, lo que rara vez produce buenos resultados.
No contar con una planeación provoca:
Para cualquier proyecto a corto o largo plazo, necesitas identificar qué y cuántos recursos hacen falta para cubrir el proyecto. Sin la planeación será imposible asignarlos adecuadamente.
Si no cuentas con una planeación, no podrás considerar todos los escenarios, incluyendo las emergencias. Tampoco podrás contar con el equipo necesario o asegurarte de que esté en buen estado.
Sin la planificación adecuada, no alcanzarás la eficiencia ya que los procesos serán más lentos. Prueba analizar los procesos y descarta los innecesarios o redundantes.
Si no se establecen procesos, cada trabajador hará sus tareas de manera que entienda mejor. La falta de un plan a seguir ocasionará que tus empleados pierdan tiempo para realizar las operaciones.
La ausencia de un plan de acción para alcanzar las metas, provoca que tus empleados no puedan valorar sus tareas. Tampoco sabrán cómo contribuir a la visión empresarial.
Para cumplir con las metas establecidas es necesario que tus equipos de trabajo cuenten con un plan de trabajo claro y conciso.
Esta planeación requiere especializarse en cada área; por esto, un plan específico para el área de TI es fundamental si quieres lograr las metas establecidas.
Para obtener una sólida estrategia y mantener la competitividad, necesitas un plan de trabajo. Recopilar datos sobre el mercado y tus clientes ayudará a mejorar la planificación y aumentar el rendimiento de tu empresa.
Analiza todos los procesos y protocolos; evalúa la exposición a los riesgos internos y externos; considera todos los escenarios posibles para establecer un plan de acción en cada uno de los casos.
Utiliza aplicaciones o programas especializados para manejar toda la información. El no contar con TI para realizar esta tarea va en detrimento de tu organización. La planeación será más lenta e inexacta. Además, esta desventaja frente a tus competidores detendrá el crecimiento de tu empresa.
¿Cómo diseñar una planeación?
No existe una fórmula exacta que te permita crear un plan de trabajo. Sin embargo, puedes seguir esta guía básica para diseñar un plan de trabajo de TI.
TI para la planeación de trabajo
Para lograr una mejor planeación de trabajo, es necesario emplear herramientas digitales. Utilizar aplicaciones para gestionar una planeación te permitirá definir el flujo de trabajo del proyecto y realizar un seguimiento para aprovechar el tiempo.
Incorpora el apoyo de servicios administrados. Una empresa que provee estos servicios te ayudará a analizar el entorno de tu empresa para determinar los requerimientos más importantes.
También facilitará el hardware y software necesarios para las operaciones fundamentales de tu empresa; así como verificar el correcto funcionamiento de los sistemas.
Un equipo de profesionales se encarga de mantener el buen desempeño de las soluciones brindadas y brinda informes continuos sobre el estado de los equipos y sistemas.
Con el uso de herramientas digitales y manejo de información específica administrada por especialistas, la planeación y gestión del trabajo estará optimizada.
La planeación de trabajo en el área de tecnologías de la información busca desarrollar un plan de trabajo para alcanzar una serie de objetivos planteados. Esto incluye una evaluación de los recursos con los que cuenta y las condiciones en que se encuentra.
Ya que es un proceso continuo, la planeación de trabajo de TI es un activo fundamental para el éxito de tu empresa.